/policies/,/policies/administrative/,/policies/administrative/uwhc/,/policies/administrative/uwhc/department-specific/,/policies/administrative/uwhc/department-specific/uw-organ-and-tissue-donation/,

/policies/administrative/uwhc/department-specific/uw-organ-and-tissue-donation/1.policy

20170386

page

100

UWHC,UWMF,

Policies,Administrative,UWHC,Department Specific,UW Organ and Tissue Donation

UW OTD Glossary (1)

UW OTD Glossary (1) - Policies, Administrative, UWHC, Department Specific, UW Organ and Tissue Donation

1

UW ORGAN AND TISSUE DONATION GLOSSARY 
March 21, 2017 
 
Page 1 of 12 
Quick Reference 
 OPO:  Organ Procurement Organization 
 UNOS:  United Network for Organ Sharing (regulatory) is the private, non‐profit organization that serves as the nation’s organ 
transplant system, the Organ Procurement and Transplantation Network (OPTN), under contract with the federal government 
 AOPO:  Association of Organ Procurement Organizations (OPO member association) is the non‐profit organization recognized as the 
national representative of the fifty‐eight federally‐designated OPOs 
 CMS: Centers for Medicare and Medicaid Services   
 DSA:  Donation Service Area (designated by UNOS) 
 NOK: Next of kin  
 Statline: UW OTD answering and referral prescreening service 
 
Term  Description  Effective Date 
Referral 
 
 
A call made to the OPO through Statline by an employee of a UW OTD DSA hospital for a patient meeting 
criteria for clinical triggers 
 
UW OTD Reports:  Included in DSA hospital and UW OTD metrics and impact Total Referrals and Referral 
Rate 
21 March 2017 
Time Zone   All DSA hospitals are located in central time zone, except those in Michigan 
 All data that OPO staff document either on paper or in DonorLink will be converted to central 
standard time 
 Michigan Hospitals:  Any documentation that is recorded by the hospital and is printed and provided 
to UW OTD will be in eastern time 
 Example 1:  The brain death note from UP Health Systems will be documented in eastern time; when 
this time is added to the time point in DonorLink, it will be converted to central time 
 Example 2: When the recovery team is onsite in the OR and recording times on the recovery 
paperwork, times will be converted to central time 
21 March 2017 
Missed 
Referral 
 Patient who meets clinical triggers but is not referred to UW OTD at that time (discovered on chart 
review/death record review) 
 If patient is an eligible or imminent death, a UNOS death notification registration (DNR) form needs 
to be completed 
 
UW OTD Policy:  4.01 
DonorLink:  Record on the Chart Completion page and in the Case Outcome dropdown field 
Regulatory: UNOS, CMS, AOPO    
UW OTD Reports:  Included in DSA hospital and UW OTD metrics and impacts Referral Rate and Timely 
Referral Rate 
21 March 2017 

UW ORGAN AND TISSUE DONATION GLOSSARY 
March 21, 2017 
 
Page 2 of 12 
Term  Description  Effective Date 
Clinical 
Triggers 
 A patient who has a severe neurologic injury is confirmed through: 
o Obvious visual head trauma 
o Neuro‐diagnostic results (i.e. CT, MRI, or EEG) 
o MD’s physical assessment of brain stem reflexes”   
 UW OTD will use the definition that is printed on the badge backers 
o The definition is documented on the badge backers: “A mechanically ventilated patient 
with a confirmed severe neurologic insult or injury and one of the following:  
 A patient with a GCS of less than/equal to 5 
 A physician is evaluating for brain death  
 A plan to discuss withdrawal of life‐sustaining therapies 
 The badge backers are reviewed and updated by Sara/HD whenever a new order 
is needed; approximately annually to every eighteen months  
o The definition also appears in our letters of agreement and is also referred to as 
“imminent death” 
o Criteria for meeting clinical triggers ensures that DSA hospitals meet timely referral 
notifications 
 
UW OTD Policy: 2.01 
DonorLink:  Data points recorded on the Clinical Triggers page: 
 Patient intubated 
 Neuro injury – specific injury and injury comments 
 GCS 
 Brain death testing initiated/ordered 
 Meeting to discuss withdrawal of support, DNR 
 Triggers Met Date/Time 
Regulatory: Concept is regulatory driven but internally defined  
UW OTD Reports:  Included in UW OTD metrics and impacts Total Timely Referrals and Timely Referral 
Rate 
21 March 2017 
Timely 
Referral 
 When the donor hospital called in the referral within one hour of the patient meeting clinical triggers 
 If patient is an imminent or eligible death, timeliness of referral is reported on UNOS Death 
Notification Registration form 
 
DonorLink: Referral date and time is recorded on the Patient Info page, clinical triggers met date and time 
recorded on the Clinical Triggers page   
21 March 2017 
Approach  Next of kin was approached about donation and discussion between family and staff that included the 
concept of donation, whether it was initiated by hospital staff, UW OTD staff, or the family.   
  
UW OTD Reports:  Included in UW OTD metrics and impacts Total Approaches and Consent Rate 
21 March 2017 
FPA ‐ First 
Person 
Authorization 
Patient has legally indicated his/her decision regarding donation. 
 
DonorLink: The FPA status is recorded on the Consent Approach page in the first person consent and 
mechanism dropdowns 
Regulatory: State law  
UW OTD Reports: See the “True FPA” rate in the Reporting Metrics and Calculation sections  
21 March 2017 
Intent  Patient expressed their intent to become a donor, not legally binding, next of kin consent required for 
donation 
 
DonorLink: The intent status is recorded on the Consent Approach page in the first person consent and 
mechanism dropdowns 
21 March 2017 

UW ORGAN AND TISSUE DONATION GLOSSARY 
March 21, 2017 
 
Page 3 of 12 
Term  Description  Effective Date 
Expedited 
Recovery 
(Rapid 
Recovery) 
 This terminology is related to UNOS policy that discusses completing steps out of order/expedited 
order due to donor instability or identified family circumstances 
 Involves an eligibility decision made by the MOC 
 All supporting documentation will be recorded in DonorLink progress notes 
 The OPC will enter this designation in the Rapid Recovery dropdown in DonorLink at the time of 
referral or chart completion 
 
DonorLink:  Chart Completion page in the Rapid Recovery dropdown 
Regulatory: UNOS concept but internally defined  
21 March 2017 
Referral 
Closure 
Referral closure is when UW OTD staff stops following a patient for organ donation potential (not when 
the DonorLink chart is closed) 
 
 
21 March 2017 
Deceased 
Donor 
An individual from whom at least one organ was physically detached from the donor body for the 
intention of transplantation 
 
Regulatory: UNOS, CMS, and AOPO  
UW OTD Reports:  Included in DSA hospital and UW OTD metrics and impacts Total Donors, Regulatory 
Conversion Rate, True Donor Potential and True Conversion Rate 
21 March 2017 
Donor – 
Donor After 
Brain Dead 
(DBD) 
 A brain dead individual from whom at least one organ was physically detached from the donor body 
for the intention of transplantation 
 Patients that are declared brain dead but the recovery process was DCD, would be counted as a DCD 
donor (see DCD term)  
 
UW OTD Policy: 2.02 
DonorLink:  Chart Completion page in the Case Outcome dropdown field 
Regulatory: UNOS, CMS, and AOPO  
UW OTD Reports:  Included in DSA hospital and UW OTD metrics and impact Total Donors, Regulatory 
Conversion Rate, True Donor Potential and True Conversion Rate  
21 March 2017 
Donor – 
Donation 
After 
Circulatory 
Death (DCD) 
 An individual after circulatory death declaration, from whom at least one organ was physically 
detached from the donor body for the intention of transplantation 
 If the patient was declared brain dead but the recovery process was DCD (withdrawal and then wait 
for circulatory activity to cease), this is counted as a DCD donor in both internal and external data 
sources    
 
UW OTD Policy: 2.07 
DonorLink: Chart Completion page in the Case Outcome dropdown field and on the  Donor Details Page, 
Meets criteria for Donation after Cardiac Death 
Regulatory:  UNOS and CMS 
UW OTD Reports:  Included in DSA hospital and UW OTD metrics and impact Total Donors, Regulatory 
Conversion Rate, True Donor Potential and True Conversion Rate   
21 March 2017 

UW ORGAN AND TISSUE DONATION GLOSSARY 
March 21, 2017 
 
Page 4 of 12 
Term  Description  Effective Date 
Donor – 
Expanded 
Criteria Donor 
(ECD) 
 A kidney donated for transplantation from any brain dead donor over the age of 60 years or from a 
donor over the age of 50 years with two or more of the following:  
o A history of hypertension 
o The most recent serum creatinine greater than or equal to 1.5 mg/dl 
o Death resulting from a cerebral vascular accident (stroke)  
 What is CVA? 
o To determine if an injury is a CVA it would need to be spontaneous (not a trauma)  
o Information will be obtained from the H&P  
o On Donor Detail page in DonorLink, the cause of death dropdown will be cerebrovascular/stroke  
o The mechanism dropdown will be intracranial hemorrhage/stroke, seizure, death from natural 
causes, or none of the above  
o Circumstances of death dropdown will be death natural causes or none of the above  
 This definition applies to the allocation of deceased donor kidneys  
 UNOS calculates the data and CMS uses it for reporting and data is verified by Data Coordinator 
 Part of the DonorLink to DonorNet upload process  
 
DonorLink: Donor Details Page by selecting Yes in the Expanded Criteria Donor field 
Regulatory: Starting 2017, no longer tracked by CMS  
UW OTD Reports:  Included in DSA hospital and UW OTD metrics and impact Total Donors, Regulatory 
Conversion Rate, True Donor Potential and True Conversion Rate   
21 March 2017 
Donor – 
Standard 
Criteria Donor 
(SCD) 
A donor after brain death that does not meet ECD criteria 
 
DonorLink: Donor Details Page by selecting No in the Expanded Criteria Donor field 
Regulatory: Starting in 2017, no longer tracked by CMS  
UW OTD Reports:  Included in DSA hospital and UW OTD metrics and impact Total Donors, Regulatory 
Conversion Rate, True Donor Potential and True Conversion Rate   
21 March 2017 
Attempted 
DCD 
 Donation After circulatory death (DCD) was attempted where extubation occurred but the patient 
did not die within timeframe that allows for organ recovery 
 Because these patients may also be imminent deaths, a UNOS Death notification registration (DNR) 
form may be completed  
 
DonorLink: Chart Completion page in the Case Outcome dropdown field 
UW OTD Reports:  Included in DSA hospital and UW OTD metrics and impacts Total Cases and True 
Conversion Rate 
21 March 2017 
Medical Rule‐
Out by OPO in 
OR 
 Patient is ruled out for donation after the responsibility for the patient is handed over from the 
hospital to UW OTD (i.e. arrival of the recovery team onsite.) 
 Examples include attempted DCD, patient medically ruled out due to organ visualization, or patient 
medically ruled out for discoveries in the OR 
 If patient is an imminent death, a UNOS death notification registration (DNR) form needs to be 
completed 
 
DonorLink:  Chart Completion page in the Case Outcome dropdown field 
UW OTD Reports:  Included in DSA hospital and UW OTD metrics and impacts Total Cases and True 
Conversion Rate 
21 March 2017 

UW ORGAN AND TISSUE DONATION GLOSSARY 
March 21, 2017 
 
Page 5 of 12 
Term  Description  Effective Date 
Brain Dead, 
Coroner 
Denial 
 If the patient is declared brain dead and we stop the case because of coroner/medical examiner 
denial  
 This should be the code entered in DonorLink and answered in the DNR 
 This could occur in our DSA and in WI this designation would involve court action  
 Rare situation: Would involve executive director involvement 
 If only one organ is denied by the coroner this would not be a brain dead, coroner denial ‐ it would 
be one less organ transplanted per donor 
 If patient is an eligible death, a UNOS death notification registration (DNR) form needs to be 
completed 
 
DonorLink: Chart Completion page in the Case Outcome dropdown field 
Regulatory:  UNOS 
UW OTD Reports:  DSA hospital and UW OTD metrics and impacts Consent Rate 
‐If patient is a potential donor, it impacts True Donor Potential and True Conversion Rate 
‐If patient is an eligible death, it impacts Eligible Conversion Rate and Regulatory Conversion Rate 
21 March 2017 
Brain Dead, 
No Consent 
 Patient is medically suitable for donation  
 Patient was legally declared brain dead (not just suspected to be brain dead)  
 NOK was approached and declined donation or there is an advance directive, driver’s licence, or 
living will declining donation  
 Only occurs with FPA and brain death if an FPA dispute was not resolved and donation was not 
pursued; this would involve AOC/MOC/executive director directive  
 If two brain death exams are required and the first one shows brain death, but the second one is not 
done for whatever reason this is NOT reported as an eligible death and would be coded as Not Brain 
Dead, No Consent 
 If there is a brain death note indicating brain death, but it is not a complete exam and family declines 
consent, this is NOT reported as an eligible death and would be coded as Not Brain Dead, No 
Consent 
 There should be a brain death date and time recorded in a timepoint and the declaration scanned 
into DonorLink  
 If patient is an eligible death, a UNOS death notification registration (DNR) form needs to be 
completed  
 
DonorLink:  Chart Completion page in the Case Outcome dropdown field 
Regulatory:  UNOS 
UW OTD Reports:  Included in DSA hospital and UW OTD metrics, and impacts Consent Rate 
 If patient is a potential donor, it impacts Total Potential Donors, True Donor Potential and True 
Conversion Rate  
 If patient is an eligible death, it impacts Eligible Conversion Rate and Regulatory Conversion 
Rate 
21 March 2017 

UW ORGAN AND TISSUE DONATION GLOSSARY 
March 21, 2017 
 
Page 6 of 12 
Term  Description  Effective Date 
Brain Death 
Date and 
Time 
 The date and time recorded in the final physician documentation will be the legal brain death date 
and time recorded in all locations and for the purposes of the OPO taking over donor management 
and allocation 
 If it is not clear in the documentation, the brain death date and time will be the time the physician 
entered the note; will not use the dictated, reviewed, approved, or other timestamps  
 When there are multiple brain death exams  (including bedside and other diagnostic testing) 
anticipated/performed: 
o Legal brain death will not occur until the second or final exam; at that point the OPO can 
take over donor management  and complete allocation  
o After the first exam/between exams, the OPC will still start donor management, but will 
need to collaborate with the physician to enter the orders (use Donor Management 
Guidelines, but need physician to enter) to ensure the patient is managed to preserve the 
opportunity; OPO will coordinate when to begin and complete  allocation with the AOC  
 First preference is for donor hospital staff to complete the OPO brain death note template; 
otherwise will accept whatever the donor hospital provides 
 Per current policy, OPCs will review brain death documentation; when the documentation is unclear 
or incomplete, the OPC will: 
o Contact the physician to request a correction to the note 
o If the physician does not make any corrections, the OPC will note the attempt to get the 
corrections in a progress note and review with the UW OTD medical director on call 
 Data is recorded in multiple locations in DonorLink, DonorNet, DDR, etc.   
 Data is used in many UW OTD reports and dashboards  
 
UW OTD Policy: 2.02 
DonorLink: Timepoint and document upload to Patient Documents  
Regulatory: Defined per state law, implications with UNOS, CMS, and AOPO  
UW OTD Reports: Presence of brain death date/time is required. 
 
21 March 2017 
Not Brain 
Dead, No 
Consent 
 The patient has not been ruled out for organ donation 
 Patient is not legally declared brain dead at the time when we stop following the referral = no 
official, complete declaration of brain death by the hospital (no brain death note or official exam); 
even if brain death is suspected, there is no note and/or official exam recorded in the hospital record  
 NOK was approached and declined donation or there is an advance directive, driver’s licence, or 
living will declining donation that has been confirmed with the NOK   
 Also includes when the patient is medically suitable for DCD donation and there is  FPA but the NOK 
was approached and declines donation  
 Internally, only included on hospital dashboards and true conversion rate if also coded as a potential 
donor 
 We will have Not Brain Dead, No Consents that will not be potential donors  
 
Example Scenario ‐ Patient is determined to be eligible for brain death only but not currently brain dead.  
The NOK is approached to wait for brain death and declines: 
 This will be coded as a Not Brain Dead, No Consent 
 This is NOT a potential donor because patient was not eligible at the time of closure 
 
DonorLink:  Chart Completion page in the Case Outcome dropdown field 
UW OTD Reports:  Included in DSA hospital and UW OTD metrics and impacts Consent Rate 
 If patient is a potential donor, it impacts Total Potential Donors, True Donor Potential and True 
Conversion Rate  
21 March 2017 

UW ORGAN AND TISSUE DONATION GLOSSARY 
March 21, 2017 
 
Page 7 of 12 
Term  Description  Effective Date 
Potential 
Donor 
 UW OTD specific term used to describe a patient that was determined to be medically suitable for 
organ donation (either donation after brain death or donation after circulatory death) based on 
known clinical information at the time of referral closure, but did not progress to be an actual donor  
 This is used by UW OTD to identify the total donation potential in the DSA beyond the regulatory 
definition of eligible and to include additional DCD potential 
 At the time of referral closure, a patient was determined to be medically suitable for the opportunity 
of organ donation (either brain death or DCD donation) based on the known clinical information 
 The definition will be if the patient "could have been a donor" at the time of closure 
 Will use data known at the time of closure; will not change classification based on data learned after 
the fact (keeping the decision "in the moment") 
 Eligibility could change at any time; if a patient is pending a future test for eligibility at the time of 
closure, this is not a rule out for "could be a donor" 
 If a patient is pending a DCD tool/liver biopsy and family declines donation this would be considered 
a potential donor 
 AOC makes this designation and records it in DonorLink on the Chart Completion page and in the 
donor dropdown  
 Handbook resource created with common scenarios 
 One of the main internal metrics used in the true conversion rate, hospital and OPO dashboards, etc.    
 
UW OTD Policy: 4.01 
DonorLink:  Chart Completion page in the Donor Category dropdown 
UW OTD Reports:  Included in DSA hospital and UW OTD metrics and impacts Total Potential Donors, 
True Donor Potential and True Conversion Rate 
 If patient is an eligible death, it impacts Total Eligible Deaths, Eligible Conversion Rate and 
Regulatory Conversion Rate 
21 March 2017 

UW ORGAN AND TISSUE DONATION GLOSSARY 
March 21, 2017 
 
Page 8 of 12 
Term  Description  Effective Date 
Medical Rule‐
Out by OPO 
 Internally this data is included in the referral metric (which is rarely used) and only included on 
hospital dashboards and in the true conversion rate if also coded as a potential donor  
 Refer to Guidelines to Determine Potential Donor and Guidelines for Referral Closure Coding 
 Medical Rule‐out options in DonorLink (Chart Completion page, outcome dropdown) and are not 
mutually exclusive:  
 Patient coded: At any time (referral or after consent) the patient arrested while on the 
ventilator and has a cardiac time of death or hospital staff did not preserve the opportunity by 
providing treatments and the patient dies. 
 HIV +: Confirmed HIV + result at any time throughout the referral/case. 
 Extubation/therapies withdrawn without notification: UW OTD was not called before extubation 
and/or therapies/treatment were withdrawn. 
 Medical history: Something in the past medical history is a rule out for donation except cancer 
(ex: a combination of diabetes, hypertension, cardiovascular disease, etc.) or MOC rules out the 
patient due to something in the current medical situation (except cancer). 
 Cancer:  Any current or past cancer that is the reason why the patient is ruled out. 
 Not an appropriate DCD candidate: Patient is only eligible if brain dead, family was approached 
to ask if they want to wait and they agreed to wait, but patient did not progress to brain death 
or patient is eligible only if brain dead, does not progress, no family approached. 
 Not Brain Dead (only if neuro injury):  Do not currently use.   
 Social history: Patient is ruled out due to social/behavioral history, ex: IV drug use, smoking, 
alcohol abuse, etc.  
 Family did not want to wait for brain death: Should not be used.  If patient only eligible if brain 
dead and family approached to wait for brain death and they declined it should be documented 
as a Not Brain Dead, No Consent.  If family declines donation because they did not want to wait 
for brain death, this will be documented under the consent outcome tab and the reason for the 
decline.   
 Patient transferred outside of DSA: Referral originated in a DSA hospital and family or staff 
decide to transfer the patient to a hospital outside of the DSA  
 Hemodynamic instability: Prolonged instability that causes the patient to be ruled out for 
donation but the patient has not yet died  
 Patient’s condition improving: Patient has been extubated due to improvement or 
medical/neurological condition has improved so donation is no longer an option  
 Overwhelming sepsis: Current positive blood culture. 
 Multi‐system organ failure: Three systems in simultaneous failure for 24 hours or more without 
response to treatment or resuscitation; need to verify the hospital tried to treat the failure but 
the patient  has not responded within 24 hours. 
 
DonorLink:  Record on the Chart Completion page in the Case Outcome dropdown field 
Regulatory:  UNOS 
21 March 2017 
Referral Chart 
Closure 
 When UW OTD staff close the referral chart in DonorLink after the monthly QA process 
 This involves changing the status of the chart in DonorLink to Chart Completion or Closed 
 
DonorLink:  Close Chart  
UW OTD Reports:  Included in DSA hospital and UW OTD metrics and impacts Referral Rate and Timely 
Referral Rate 
21 March 2017 

UW ORGAN AND TISSUE DONATION GLOSSARY 
March 21, 2017 
 
Page 9 of 12 
Term  Description  Effective Date 
Imminent 
Death 
 Defined by UNOS and CMS policy as imminent neurological death 
 From the UNOS definition: The death of a patient who meets both of the following criteria: 
o Meets the eligible death definition with the exception that the patient has not been 
declared legally dead by neurologic criteria according to current standards of accepted 
medical practice and state or local law 
o Has a severe neurological injury requiring ventilator support who, upon clinical evaluation 
documented in the OPO record or donor hospital chart, has no observed spontaneous 
breathing and is lacking at least two of the additional brain stem reflexes that follow: 
 Pupillary reaction 
 Response to iced caloric 
 Gag Reflex 
 Cough Reflex 
 Corneal Reflex 
 Doll's eyes reflex 
 Response to painful stimuli 
o A patient who is unable to be assessed neurologically due to administration of sedation or 
hypothermia protocol does not meet the definition of an imminent neurological death. 
 UNOS death notification registration (DNR) form needs to be completed 
 
DonorLink:  Chart Completion page  by selecting Yes in the Patient Declared an Imminent Death 
dropdown field 
Regulatory:  UNOS and CMS  
UW OTD Reports:  None 
21 March 2017 
Eligible Death   Search “eligible death” in UNOS policy 1: 
https://optn.transplant.hrsa.gov/media/1200/optn_policies.pdf#nameddest=Policy_01 
 In DonorLink this designation is recorded on the Chart Completion page and in the eligible donor 
dropdown 
 Is 75 years old or less;  is legally declared dead by neurologic criteria according to state or local law; 
has body weight of 5 kg or greater; has a body mass index (BMI) of 50 kg/m2 or less; and has  at least 
one kidney, liver, heart or lung that is deemed to meet the UNOS eligible data definition 
 UNOS death notification registration (DNR) form needs to be completed 
 
Donor Link: Chart Completion page by selecting Yes in the Eligible Donor dropdown field     
Regulatory:  UNOS  
UW OTD Reports:  These deaths are included in DSA hospital and UW OTD metrics and impacts Consent 
Rate 
 If patient is a potential donor, it impacts True Donor Potential and True Conversion Rate 
 If patient is an eligible death, it impacts Total Eligible Deaths, Eligible Conversion Rate and 
Regulatory Conversion Rate 
21 March 2017 
Deceased 
Donor 
Feedback 
 
UNOS Policy 18.1: Online UNOS form required to be completed by the host OPO within five business days 
after the procurement date 
 Completed by OPCs  
 Referred to as the “feedback form” or “disposition form” 
 Includes reporting the disposition of all organs and vessels  
 The on‐time completion rate for feedback forms is a metric monitored by UNOS and included in the 
on‐site survey process 
 
Regulatory: UNOS 
21 March 2017 

UW ORGAN AND TISSUE DONATION GLOSSARY 
March 21, 2017 
 
Page 10 of 12 
Term  Description  Effective Date 
Deceased 
Donor 
Registration 
(DDR) 
UNOS Policy 18.1: Online UNOS form required to be completed by the host OPOs for deceased donors 
from whom at least one organ has been recovered for the purpose of transplantation 
 Completed by the OPCs and QA reviewed  
 Complete, detailed instructions on how to complete each field is located in the DDR resource guide  
 Some data in the DDR is pulled from DonorNet or the feedback form and is not editable, except via a 
service ticket with UNOS (such as vessels and organ disposition)  
 Data reported in the DDR is the data set that is shared with SRTR and is used by UNOS, CMS, and 
AOPO for data reports (i.e. our public and regulatory data)  
 The on‐time completion rate for DDRs is a metric monitored by UNOS and included in the on‐site 
survey process 
 100% accuracy is expected and reviewed by UNOS during an on‐site survey 
 
Regulatory: UNOS  
21 March 2017 
Death 
Notification 
Registration 
(DNR) 
UNOS Policy 18.1:  Online UNOS form required to be completed by the host OPO within 30 days after the 
end of the month in which a donor hospital reports a death to the OPO or the OPO identifies the death 
through a death record review; completed for all imminent and eligible deaths in the DSA 
 Completed by the OPCs after closing a referral or after a donation case 
 Only applicable if imminent or eligible death   
 If an imminent or eligible death is identified during HD chart review, there is a process for this 
data entry in UW OTD HD policy 4.01 
 
UW OTD Policy: 4.01 
Regulatory: UNOS  
21 March 2017 
Recovery 
Date and 
Time 
 The date and time the patient entered the operating room for the purpose of organ recovery 
 The recovery date and time is recorded in DonorLink in the OR time point as the date and time of 
the time point (which represents the enter OR date and time) 
 Each recovered organ also has a date and time recorded for that specific organ  
 The enter OR date and time is used for vessel storage as required per UNOS policy (to track vessel 
storage) 
 The recovery date and time is not used in UW OTD reports or dashboards  to calculate any metrics 
 
DonorLink:  OR Time Point 
Regulatory:  UNOS 
21 March 2017 

UW ORGAN AND TISSUE DONATION GLOSSARY 
March 21, 2017 
 
Page 11 of 12 
Term  Description  Effective Date 
Consent Date 
and Time 
 UNOS DDR Definition for “Authorization date/time”: If authorization is based solely on first person 
authorization, the time of authorization entered should be the time of death 
 FPA consent only =  date and time of death  
o Brain death donors ‐ Use date and time of brain death 
o DCD donors ‐ Use date and time of cardiac death 
 NOK consent only = date and time of the NOK signature on the consent form  
 When there is both a NOK consent form and FPA documentation and: 
o They include the same consent for organ transplantation, the FPA date and time will be 
used as the consent date and time 
o When they are both needed (i.e. FPA provides consent for organ transplant only and the 
signed NOK provides consent for research and education), the FPA date and time will be 
used as the date and time of consent because it provides the consent for transplantation 
o For FPA of minors (aged 15.5 – 17 years), if the NOK consent form is completed because 
the NOK modified the FPA for transplant of organs, the date and time of the NOK signature 
will be the consent date and time.  Of note, if the NOK is supportive of the minor’s FPA, no 
NOK consent form is required.  
o What about for FPA DCD patient?  
o If consent for organ transplant conflicts between FPA and NOK consent form, follow the 
UW OTD FPA dispute policy and if donation is pursued, use the FPA date and time  
o Keep the FPA document in the donor chart (DonorLink and DonorNet) as the consent 
document 
o Only keep the signed NOK consent form for potential future reference in DonorLink using 
the Other attribute with Additional Consent Document written in 
 
UW OTD Policy: 2.06 and 2.15 
DonorLink:  Consent Approach page and scanned in Patient Documents for NOK consent     
Regulatory:  UNOS, CMS, and AOPO  
UW OTD Reports:    Data is used in many UW OTD reports and dashboards 
21 March 2017 
Effective 
Request 
Next of kin was approached about donation and a discussion between family and staff that included the 
concept of donation, whether it was initiated by hospital staff, UW OTD staff, or the family.  
 
DonorLink: The date and time of the approach is recorded in DonorLink on the Consent Approach page  
21 March 2017 
Double/En‐
bloc (kidney 
and lung)  
 If both kidneys or lungs were recovered and transplanted into the same recipient, this is reported as 
double/en‐bloc or double  
 If there are two recovery date and times for each of the two kidneys or lung, the earlier date and 
time will be reported as the double/en‐bloc or double recovery date and time (UNOS only allows one 
time to be reported in the feedback form)  
 Data is reported on the feedback form which is pulled into the DDR    
 
DonorLink: Organ Disposition 
Regulatory: UNOS  
UW OTD Reports: Data is used in many UW OTD reports and dashboards 
21 March 2017 
Donor in 
Spirit  
 Consent was obtained for organ donation (consent date and time entered)  
 No organs were transplanted (regardless if an organ was recovered but then not transplanted or the  
patient was ruled out before/during recovery)   
 NOK elected to participate in our donor family services support (DFSS) program as deemed 
appropriate by our DFSS team (recorded in the DFS module of DonorLink)  
 Example: Attempted DCD patient and family elects to receive follow up letters and calls   
 A DFSS term ‐ not clinical 
 
UW OTD Policy: 5.01  
UW OTD Reports:  Used in DFS reports  
21 March 2017 
 
 
 

UW ORGAN AND TISSUE DONATION GLOSSARY 
March 21, 2017 
 
Page 12 of 12 
Reporting Metrics and Calculations 
Metric  Definition / Calculation 
Consent Rate   FPA and NOK consent are  treated the same because the consent approach is similar (per qualitative data)  
 Does not matter what the final outcomes of the case is (i.e. donor vs. attempted DCD vs. medical rule out, etc.)  
 Strictly measures how effective we are at getting a yes consent (effective requesting process)  
 This is where hospitals “get credit” for yes consents that were then ruled out for something they could not have 
prevented/changed (ex: attempted DCD) 
 Used in the FFC on‐site DonorLink report and was reported to UW OTD staff and donor hospital via the on‐site data 
presentation in February 2016 
 ‐  Effective date January 1, 2016 
 Calculation: ([Total Consents]) / ([Total Approaches])  
Eligible Conversion Rate  Measures the percentage of eligible deaths that become organ donors  
Calculation:  ([Total Donors Meeting Eligible Criteria])/([Total Eligible Deaths]) 
Regulatory:  UNOS, AOPO, CMS 
Onsite Rate   Metric developed through the work of the on‐site deployment project  
 Counts the number of times DSS on‐site for family/staff support, end of life/consent conversations  
 Number of times deployed on‐site is measured by the FFC Onsite contact management entry  
 Does not include when we were deployed on‐site too soon or too long after the consent process – just when we 
were on‐site during the approach  
 Doesn’t matter who was the DR/completed the approach; just if UW OTD was present in the unit when the approach 
was happening 
Calculation:  ([Total Onsite Approaches]) / ([Total Approaches]) 
Referral Rate  Measures the accuracy by which a hospital identifies a patient who meets clinical triggers and notifies the OPO. The 
identification and notification is a CMS standard for hospitals. 
Calculation:  ([Total Referrals]) / ([Total Referrals] + [Total Missed Referrals]) 
 
Regulatory 
(Collaborative) 
Conversion Rate 
Measures the percentage of deaths that become organ donors 
Calculation:  ([Total Donors Meeting Eligible Criteria]+[Total Donors Beyond Eligible Criteria])/([Total Eligible 
Deaths]+[Total Donors Beyond Eligible]) 
Regulatory Reporting:  UNOS, AOPO, CMS 
Timely Referral Rate  Measures the timeliness of referrals 
Calculation:  ([Total Timely Referrals]) / ([Total Referrals] + [Total Missed Referrals]) 
 
Total Donors  Volume of deceased organ donors in our donation service area (DSA) 
Calculation:  ([Total Donors After Brain Death]) + ([Total Donation After Circulatory Death]) 
 
Total Eligible Deaths  Volume of eligible deaths in our donation service area (DSA) 
Calculation:  ([Total Eligible Donors After Brain Death]) + ([Total Eligible, No Consents]) + ([Total Eligible, Coroner/ME 
Denials]) + ([Total Missed Eligible Deaths]) 
 
True Donor Potential  Volume of patient that could have been donors 
Calculation:  ([Total Donors]) + ([ Total Potential Donors]) 
 
True Conversion Rate  Measures consent performance and overall donation performance 
Calculation: ([Total Donors]+[Total Attempted DCD] + [MRO by OPO in the OR]) / ([Total Donors]+[Total Potential 
Donors]+ [Attempted DCD] + [MRO by OPO in the OR]) 
Regulatory: None 
True FPA Rate  Removes the population of donors that could not provide FPA because they are less than 16 years old 
Calculation:  ([Total FPA Donors]) /([Total Donors] – [Total Donors < 16 years old])