/policies/,/policies/administrative/,/policies/administrative/uwhc/,/policies/administrative/uwhc/department-specific/,/policies/administrative/uwhc/department-specific/respiratory-care-services/,/policies/administrative/uwhc/department-specific/respiratory-care-services/administrativeorganizational/,

/policies/administrative/uwhc/department-specific/respiratory-care-services/administrativeorganizational/122.policy

201608229

page

100

UWHC,UWMF,

Policies,Administrative,UWHC,Department Specific,Respiratory Care Services,Administrative/Organizational

Respiratory Therapy Vacation Policy (1.22)

Respiratory Therapy Vacation Policy (1.22) - Policies, Administrative, UWHC, Department Specific, Respiratory Care Services, Administrative/Organizational

1.22

 
 
1.22     Respiratory Therapy Vacation Policy  
Category:   UWHC Administrative Policy 
Policy Number:   1.22 
Effective Date:   August 10, 2016 
Version:  Revision: 01/13/2016 
Section:  Respiratory Care Services 
 
I. PURPOSE 
 
A. To establish vacation procedures for Respiratory Care Services employees at UW Health. 
 
II. DEFINITIONS 
 
A. Summer Blockout Period: The Summer Blockout Period will be the start of the pay period that includes 
Memorial Day to the end of the pay period that includes Labor Day.  
B. First Seniority Pick: October 1‐31
st
.  Forms to employees by September 15th.  Employees meet with 
supervisor between 10/1 ‐ 10/31.  All picks will be done by November 1
st
.   
C. Second Seniority Pick: April 15‐30
th
 for those individuals that choose to pick again.  Forms to employees by 
April 1
st
.   Employees meet with supervisor between 4/15‐4/30. All picks will be done by May 1
st
.  
D. Seniority: Employee’s seniority dates shall be their hospital service date.  In the event two employees have 
the same seniority date, seniority shall be determined by age with the older employee having the greater 
seniority. 
E. Request for single vacation days off may only be submitted after seniority pick. 
 
III.  PROCEDURE 
 
A. Vacation selection will occur two (2) times each year.  
B. Once the first seniority pick completed, a one (1) year calendar will be used to show remaining available 
vacation time.  A read only document for each team will be available in Workspaces for employees to view.  
C. Once the first Seniority pick is completed, employees may select remaining available time off from start of 
the first pay period starting in January to the end of the last pay period starting in June.  This time will be 
granted on a first come, first serve basis. Requests  for additional vacation days off after seniority pick will be 
granted based on team minimums  and will be granted at the time the schedule is posted.  
D. When the second Seniority pick is completed, employees may select their remaining available time off from 
the first pay period starting in July through the last pay period starting in December on a first come, first 
serve basis.  
1. Vacation picks under this section do not entitle an employee to request off for Thanksgiving, Black 
Friday, Christmas Eve, Christmas, New Year’s Eve, or New Year’s Day.  
E. Selection of time and amounts will be approved by hospital service date. The manager will adjust the 
number of employees that can be allowed off for vacation as needed based on operational needs.  
Each team will have predetermined calculated available vacation time and each team will use the same 
method for vacation scheduling.  
F. Each employee will receive a form with the amount of earned leave time for the following year. 
G. Carry over hours may not be used or substituted for Seniority pick scheduled vacation time.  
H. Compensatory time may not be used or substituted for Seniority pick scheduled vacation time. 
I. Sabbatical time may not be used or substituted for Seniority pick scheduled vacation time. 
J. Employees on probation may only select dates that occur after their probationary period. 
K. Requested days off will not be guaranteed unless secured through the vacation selection process.  
L. Forms must be completed with a minimum of 1 choice for each selection and submitted to their supervisor 
24 hours prior to their schedule selection time. If the form is not submitted, the employee will be moved to 
the bottom of the list. 
M.  The supervisor will pre‐schedule a selection time with each employee. The employee has the option to: 

1. Attend the meeting. 
2. Phone in at the start time of the meeting.  Employees that do not phone within 10 minutes of the 
scheduled meeting time will be moved to the bottom of the list. 
3. Opt out of the meeting and allow the supervisor to perform their vacation selection alone and notify 
the employee at a later time.   
N. During the pick process a read only document will be emailed out by supervisors to their team members. 
O. During the summer block‐out. 
1. No more than 2 requests will be granted. The blocks may be granted separately (two‐seven day 
blocks) or together (one‐14 day block) if available.  
i. The request may be one or two 7 day blocks equal to your weekly FTE based on availability 
and staffing needs.   
ii. The request may be one 14 day block equal to your biweekly FTE based on availability and 
staffing needs.  
iii. Part time employees who don’t work the same amount of hours each week will be expected 
to schedule half of their vacation time at their higher week’s FTE and the other half at the 
lower week’s FTE in order for the weekends preceding and following the vacation days to be 
part of the vacation block.  
P. For the time of the year that does not fall within the summer blockout period. 
1. Only two requests for a Friday or Monday surrounding a weekend off may be requested between 
September and May. 
i. Employee weekends off (Saturday/Sunday) are protected from “on call” and mandatory 
shifts by utilizing vacation/holiday time on the Friday proceeding that weekend or the 
Monday following it. 
2. Employees may schedule vacation time on their normal weekend to work, excluding every third 
weekend employees. 
i.  The requested weekend off is scheduled to immediately precede or follow your weekly FTE 
of vacation. The full work week requirement will be prorated for part–time employees as 
follows:  
ii. Part time employees who don’t work the same amount of hours each week will be expected 
to schedule half of their vacation time at their higher week’s FTE and the other half at the 
lower week’s FTE in order for the weekends preceding and following the vacation days to be 
part of the vacation block.  
Q. Should an event occur immediately before or during an employee’s vacation period that warrants the use of 
sick time (i.e., death in immediate family, FMLA eligible situation, non‐FMLA illness/injury of employee or 
dependent), the employee may cancel his/her vacation and utilize sick time, if available, commencing with 
the date s/he informs management of the event. Employees may be required to provide medical 
documentation.  
R. Vacations may be voluntarily canceled by the employee with eight (8) weeks’ notice. Employees who cancel 
their vacation with less than eight (8) weeks’ notice will accept a work assignment made by the manager and 
will waive off–shift and off–weekend premiums that apply. Available time will be added to the team 
calendar on Workspaces and team members will be notified.  
S. It is not the intent to change an employee’s scheduled vacation period, however unanticipated staff 
shortages or emergencies may result in the cancellation of vacation. If this occurs, the manager will work 
with the affected employee to reschedule his/her vacation time.  
T. Vacation selections of transferring or reassigned employees will be accommodated if operationally feasible 
and it does not affect another employee’s vacation selection.  
 
Approved by Director and Medical Director of Respiratory Care:  
 
Original signed copy of this Policy & Procedure is available in the Respiratory Care Office [E5/489].