/policies/,/policies/administrative/,/policies/administrative/uwhc/,/policies/administrative/uwhc/department-specific/,/policies/administrative/uwhc/department-specific/culinary-services/,/policies/administrative/uwhc/department-specific/culinary-services/administration/,

/policies/administrative/uwhc/department-specific/culinary-services/administration/107.policy

201507203

page

100

UWHC,UWMF,

Policies,Administrative,UWHC,Department Specific,Culinary Services,Administration

Vacation and Legal Holiday Selection and Time Off Process (1.07)

Vacation and Legal Holiday Selection and Time Off Process (1.07) - Policies, Administrative, UWHC, Department Specific, Culinary Services, Administration

1.07

1/30/2015 
1.07 Vacation and Legal Holiday Selection and Time Off Process 
 
  
I.  PURPOSE:   
To establish vacation and legal holiday annual procedures for Culinary and Clinical Nutrition 
Services staff in hourly positions at the University of Wisconsin Hospital and Clinics (UWHC). 
  
II. DEFINITIONS: 
a. Summer Block‐out Period – the start of the pay period that includes Memorial Day to 
the end of the pay period that includes Labor Day. 
b. Winter Block‐out Period – the two (2) week period that includes the Christmas and New 
Year’s holidays. If Christmas and New Year’s holidays are spread over a three week 
period, the 2 week block out will be designated where a majority of the holidays fall. 
c. Bi‐Annual Selection Process – vacation rolled over from the previous year is not part of 
the bi‐annual selection process and must be taken outside the block out periods. 
d. Group Picks ‐ all staff are assigned a letter that corresponds with their Group Pick to 
help accommodate vacation and time off requests that are operationally feasible. 
 
III.  PROCEDURE: 
A. Vacation Selection Process 
1. Staff will be assigned a Group Pick upon hire and/or moving positions. 
2. Vacation and holidays picks will occur two (2) times each year.  
a. In 2015 
A. First come, first serve – January 1
st
  ‐ March 31
st
   
B. First Pick – March 1
st
  (for April ‐ July) 
A. Request for time off must be received by midnight March 
1
st
 for time off during April 1
st
 ‐ July 31
st
 during the 
upcoming year.  
B. Employee can request up to 14 consecutive days AND up 
to three individual days. 
C. Employees can seek approval from their supervisor if they 
need to request greater than two weeks due to long 
distance travel. 
C. Second pick – June 15
th
 (for August  ‐December) 
A. Request for time off must be received by midnight, May 
15
th
 for the time off during July 1
st
 ‐December 31
st

B. Employee can request up to 14 consecutive days AND up 
to three individual days. 
C. Employees can seek approval from their supervisor if they 
need to request greater than two weeks due to long 
distance travel. 
b. In 2016 and after 
A. First Pick – November 1
st
 (for January‐June) 

1/30/2015 
A. Request for time off must be received by midnight 
November 1 for time off during January 1‐June 30
th
 during 
the upcoming year. 
B. Employee can request up to 14 consecutive days AND up 
to three individual days. 
C. Employees can seek approval from their supervisor if they 
need to request greater than two weeks due to long 
distance travel. 
B. Second Pick – April 15
th
 (for July‐December) 
A. Request for time off must be received by midnight, April 
15
th
 for the time off during July 1‐December 31. 
B. Employee can request up to 14 consecutive days AND up 
to three individual days. 
C. Employees can seek approval from their supervisor if they 
need to request greater than two weeks due to long 
distance travel. 
3. Selection of time off will be granted as operationally feasible based on the Group 
Pick the employee is assigned to and the hospital service date.   
a. Operationally feasible is determined by the manager for each work area. 
4. The manager will adjust the number of employees that can be allowed off for 
vacation/legal holidays as needed based on operation needs. 
a. All vacation/holiday selections must be submitted in writing or via 
electronic time card if applicable. 
b. Rolled over vacation from the previous year is not part of the bi‐annual 
selection process. 
5. During the Winter Block‐out period, time off may be granted for up to one (1) 
member in each Group Pick based on seniority.   
a. This will rotate each year until each employee that desires to participate 
has had an opportunity.   
b. The rotation will then start over beginning with the most senior 
employee. 
6. During the Summer Block‐out period, only one (1) block of five (5) consecutive 
workdays (or FTE equivalent) or up to two (2) request of less than five (5) 
consecutive days (or FTE equivalent) will be granted.  Remaining time is filled on 
a first come, first serve basis. 
a. If the employee has a day off that falls in between the time off request, 
the employee must indicate if they are requesting to work otherwise they 
will be scheduled for their day off. 
7. Approval of vacation selections will be: 
a. In 2015:  From March 1
st
 selection period will be sent to employees by 
March 15
th
.  Approval for vacation selections from May 15
th
 selection 
period will be sent to employees by June 1
st


1/30/2015 
b. In 2016:  From November 1
st
 selection period will be sent to employees 
by November 15
th
.  Approval for vacation selections from April 15
th
 
selection period will be sent to employees by June 1
st
.   
8. Employees may only request days off before and after scheduled vacation if it 
requested through the vacation request process and it does not: 
a. Create holes in the schedule; and 
b. Limit schedule flexibility; and 
c. Impact the ability of other staff to take a full week of vacation; and 
d. Is operationally feasible as determined by the manager. 
9. For each priority vacation pick, employees must list at least one alternative 
choice for each priority choice.  If the requests cannot be granted, the employee 
will be given twenty‐four (24) hours in which to submit three additional requests 
prior to approve of less senior employee’s requests. 
10. Once the vacation and legal holiday scheduling is complete, a six (6) month 
calendar will be used to show remaining available vacation time. 
11. Once the first pick is completed, employees may select the remaining available 
time off from the first pick on a first come, first serve basis.   
12. Once the second pick is completed, employees may select the remaining 
available time off from the second pick on a first come, first serve basis.   
13. When there are no vacancies and/or high census then staff may request to 
cancel their vacation prior to the final schedule being posted to facilitiat the time 
being offered to other staff.  During times of vacancies and/or high census, staff 
may request to cancel vacation time with less than eight (8) week notice to fill 
existing schedule holes. 
14. When a pre‐scheduled vacation/holiday time becomes available, if operationally 
feasible, the dates will be communicated until filled on a first come, first serve 
basis. 
15. Should an event occur immediately before or during an employee’s vacation 
period that warrants the use of sick time (e.g. death in immediate family, FMLA 
eligible situation, non‐FMLA illness/injury of employee or dependent), the 
employee may cancel his/her vacation and utilize sick time, if available, 
commending with the date s/he informs manage.  Employees may be required to 
provide medical documentation.  If this occurs, the manager will work with the 
affected employee to reschedule his/her vacation time. 
16. Employees may schedule vacation/holiday time on their normal weekend to 
work, provided they find someone to work their assigned days.  
17. The manager will strive to grant vacation at times and in amounts most desired 
by employees, whenever operations permit.  
18. It is not the intent to change an employee’s scheduled vacation period; however, 
unanticipated staff shortages or emergencies may result in the cancellation of 
vacation.  If this occurs, the manager will work with the affected employee to 
reschedule his/her vacation. 

1/30/2015 
19. Vacation selections of transferring or reassigned employees will be 
accommodated if operationally feasible and if it does not affect another 
employee’s vacation selection.   
B. Holiday Selection:   
1. Employees may submit requests for one of the two (2) options for holiday 
selection listed below and will be granted based if operationally feasible. 
a. Holiday picks will occur in order of hospital service date according to the 
following schedule (excluding LTE positions): 
A. Odd years:  most senior to least senior. 
B. Even years: least senior to most senior.  
b. New staff hired shall be placed into the open holiday group until they 
complete their probationary period.  Once they pass probation they will 
be moved into the odd/even year groups based on operational need. 
2. The manager will distribute time off over the holiday period, including 
Thanksgiving Day, December 24
th
, 25
th
, 31
st
 and January 1
st
, in an equitable 
manner based on operational need. 
3. Employees may request time off for up to two (2) holidays each year based on 
hospital service date.  Once granted the employee will move to the bottom of 
the list so the next most senior person can request off the following year.  This 
shall rotate each year in an equitable manner based on operational needs. 
C. Facility/Department Closure on a Holiday:  When a work area in the department is 
closed for a hospital recognized holiday, the employee is expected to use their earned 
benefit time to meet their FTE.  Requests off for days around the observed holidays 
must be submitted for approval during the vacation selection process.  Time off shall be 
rotated on a seniority basis. 
D. Low Census and/or Winter Block‐Out Holidays: 
1. Time off for low census during the Winter Block‐our period is rotated based on 
hospital service date.  Following the aware of a low census data off, the 
employee’s name is put on the bottom of the list. 
2. Compensatory time is not considered benefit time and therefore cannot be used 
during this process. 
3. Time off will be offered first to employees with remaining earned legal holiday 
and vacation time.  Employees must have benefit time of eight (8) hours or more 
available to be considered. 
4. Probationary employees will be allowed to use their vacation time for low census 
time off. 
5. If the next employee on the list is necessary to fulfill an operational role due to 
experience or specific competencies then he/she will now be allowed off and the 
opportunity is offered to the next person on the list. 
6. Each work area will track benefit balances during this period for submission to 
payroll.  As each staff person takes time off it is the employees’ responsibility to 
ensure their vacation time off is entered into the computer system so it is 
appropriately deducted from the employee’s balance.  Not following this process 
may result in an employee missing pay from their paycheck. 

1/30/2015 
7. If there are no volunteers, then staff  without available or complete benefit time 
may use vacation hours allotted for the upcoming year as follows: 
a. Borrow unearned vacation hours allotted for the upcoming year. 
b. Use time that has already been approved by the manager for carry‐over 
into the next year. 
8. If there are no volunteers for time off using earned benefit time, employee may 
then take time off unpaid. 
9. The use of next year’s allotted vacation hours must be tracked and submitted to 
payroll and use of this time will not jeopardize the employee’s’ first round 
vacation picks. 
 
  

1/30/2015 
 
2015 
Summer Block‐Out:  May 25
th
 until 2015‐September 7
th
, 2015 
Winter Block‐Out:  December 20
th
, 2015 until January 3
rd
, 2016 
 
 
 
 
 
 
 
 

1/30/2015 
 
 

1/30/2015 
 
 
2016 
Summer Block‐Out:  May 30
th
, 2016 until September 5
th
, 2016 
Winter Block‐Out: December 18
th
, 2016 until January 1
st
, 2017 
 
 
 
 

1/30/2015