/policies/,/policies/administrative/,/policies/administrative/uwhc/,/policies/administrative/uwhc/department-specific/,/policies/administrative/uwhc/department-specific/ambulatory/,/policies/administrative/uwhc/department-specific/ambulatory/administration/,

/policies/administrative/uwhc/department-specific/ambulatory/administration/109.policy

201510303

page

100

UWHC,

Policies,Administrative,UWHC,Department Specific,Ambulatory,Administration

Magazines/Publications in Waiting Areas/Exam Rooms (1.09)

Magazines/Publications in Waiting Areas/Exam Rooms (1.09) - Policies, Administrative, UWHC, Department Specific, Ambulatory, Administration

1.09

1.09 Magazines/Publications in Waiting Areas/Exam Rooms 
Category: UWHC Departmental Policy 
Policy Number: 1.09 
Effective Date: October 31, 2015 
Version: Revision 
Manual: Ambulatory 
Section: Administration (Ambulatory) 
I. POLICY 
 
To provide a process for facility managers and clinic staff to provide reading materials in public areas or 
exam rooms. All materials are subject to a final approval by the clinic manager. 
II. PROCEDURE 
A. All reading materials in waiting areas/exam rooms must be kept current. Time‐sensitive 
magazines (i.e. Sports Illustrated, Time, etc.) and newsletters should be no older than three 
months, unless published on a longer duration, for example, quarterly. Less time‐sensitive 
magazines (i.e. National Geographic, Smithsonian, etc.) should be no older than one year. 
Educational brochures or pamphlets should be current and up to date. 
B. Designated clinic staff will check bi‐monthly for expiration dates and dispose of any 
periodicals or publications not meeting these guidelines.  
C. Each clinic in a facility will purchase magazines for public areas. This will be coordinated 
by each clinic manager, facility secretary, or designee. When magazines are delivered to each 
clinic, the clinic manager or designee will screen the magazines for appropriateness prior to 
putting these in public areas and exam rooms. 
D. All magazines donated or purchased will be dropped off at a central location designated 
by the facility manager prior to distribution. The best central location may be the facility 
secretary. Donated magazines used in public areas and exam rooms will be screened by the 
facility manager or designee prior to distribution. 
1. All magazines must have name and mailing addresses removed ‐ cut or blacked 
out. 
2. Magazines should not include inappropriately attired men or women on the 
cover. Gun magazines or religious magazines are not allowed in public areas. 
 
III. WRITTEN BY 
Director of Ambulatory Operations 
 
IV. REVIEWED AND APPROVED BY 
Clinics Administration 

 
SIGNED BY 
Wendy S. Adams, MA, MBA, Director, Ambulatory Operations